Poliklinik önündeki kuyruk, çoğu hastanede kapasite sorunu olarak yorumlanır. Oysa aynı hekim sayısıyla, aynı fiziki alanda, yalnızca randevu tasarımını değiştirerek bekleme süresini belirgin ölçüde azaltmak mümkündür. Sorun genellikle kaynağın azlığında değil, kaynağın dağıtımındadır.
Bekleme Süresini Üreten Dört Mekanizma
- Gerçekçi olmayan slot süresi: Ortalama muayenesi on beş dakika süren bir branşa on dakikalık slot açmak, her hastada beş dakikalık borç biriktirir. Yirminci hastada gecikme bir buçuk saati bulur.
- Blok randevu uygulaması: Sabah dokuza yirmi hastanın birden çağrılması, ilk hastayı memnun ederken sonuncuyu iki saat bekletir.
- Gelmeme oranının hesaba katılmaması: Yüzde yirmi gelmeme oranı olan bir polikliniğe hiç fazladan kontenjan açılmaması, kapasitenin beşte birinin boşa gitmesi demektir.
- Ara işlemlerin planlanmaması: Vizit, konsültasyon, rapor yazımı ve telefon görüşmeleri cetvelde yer almadığında, bu süreler hastanın bekleme süresine eklenir.
Doğru Slot Tasarımı
Slot süresi tahminle değil, ölçümle belirlenmelidir. HBYS'nizden şu veriyi çekin: son üç ayda, branş ve hekim bazında muayene başlangıç–bitiş süreleri. Ortalama değil, medyan ve 75. yüzdelik değerlere bakın.
Slot süresini ortalamaya göre belirlerseniz günün yarısında geri kalırsınız. 75. yüzdeliğe göre belirlerseniz gün sonunda hekiminiz boşta kalır. Doğru nokta genellikle ikisinin arasındadır ve branşa göre değişir.
Kademeli Randevu Modeli
Blok randevu yerine kademeli (staggered) model uygulandığında hasta, randevu saatine yakın gelir ve bekleme alanı yoğunluğu dağılır. Uygulama adımları:
- Her hastaya ayrı saat verin; "sabah grubu" gibi tanımlardan kaçının.
- İlk slotu diğerlerinden biraz uzun tutun; gün başlangıcındaki hazırlık süresini absorbe eder.
- Her beş-altı hastada bir "tampon" slot bırakın; birikmiş gecikmeyi burada telafi edersiniz.
- Kontrol muayeneleri ile ilk muayeneleri farklı sürelerle planlayın.
Gelmeme Oranıyla Başa Çıkmak
Gelmeme oranı ölçülmeden yönetilemez. Branş bazında ölçün, çünkü oran branşa göre ciddi biçimde değişir. Ardından iki yönlü hareket edin:
- Oranı düşürün: Bilgilendirici hatırlatma, kolay iptal imkânı, bekleme listesi. ihbys bu amaçla tasarlanmıştır.
- Kalan orana göre planlayın: Gelmeme oranı yüksek slotlara sınırlı düzeyde fazla randevu (overbooking) tanımlayın; ama bunu tüm güne değil, ölçülmüş slotlara uygulayın.
Ölçülmesi Gereken Beş Gösterge
| Gösterge | Hesaplama | Hedef yön |
|---|---|---|
| Kapı-hekim süresi | Kabul saati → muayene başlangıcı | Azalmalı |
| Randevu sapması | Planlanan saat → gerçekleşen saat farkı | Azalmalı |
| Slot doluluğu | Kullanılan slot / açılan slot | Artmalı |
| Gelmeme oranı | Gelmeyen / randevu alan | Azalmalı |
| Hekim boş süresi | Cetveldeki kullanılmayan zaman | Azalmalı |
Sıra Yönetimi ve Bilgilendirme
Bekleme süresinin kendisi kadar, belirsizliği de rahatsız edicidir. Bekleme alanındaki ekranda sıra numarası ve tahmini süre gösterilmesi, ölçülen memnuniyeti gerçek bekleme süresi değişmeden bile yükseltir.
Softmed HBYS'de Randevu Yönetimi
Softmed HBYS; branş ve hekim bazlı slot analizi, tampon slot tanımlama, gelmeme oranı raporlaması ve kapasite planlama özelliklerini bir arada sunar. Özel tıp merkezleri ve özel görüntüleme merkezleri için aynı planlama motoru ölçeğe uygun biçimde çalışır.
Kurumunuz İçin Ücretsiz Süreç Analizi
Bu konuyu kurumunuz özelinde birlikte değerlendirelim. Demo öncesi yaptığımız süreç analizi ücretsizdir ve size bir yükümlülük getirmez.
