Hastane bilgi yönetim sistemi değişimi, bir yazılım satın alma işleminden çok bir kurumsal dönüşüm projesidir. Yanlış seçim yalnızca lisans bedelini değil, personelin iki yıllık verimliliğini de tüketir. Aşağıdaki on iki kriter, karar öncesinde masaya yatırılması gereken başlıkları toplar.
1. Kurumunuzun Ölçeğine Uygunluk
Üç yüz yataklı bir hastane için tasarlanmış bir sistem, on beş hekimli bir tıp merkezinde gereksiz karmaşa üretir. Tersi de doğrudur. Sistemin sizin ölçeğinizde kullanılan referanslarını isteyin; "her ölçeğe uygun" ifadesi tek başına yeterli değildir.
2. MEDULA ve SUT Kural Motoru
Fatura reddi, hastanelerin en sessiz gelir kaybıdır. Sistemin SUT kurallarını işlem anında kontrol edip etmediğini, kural setinin ne sıklıkla güncellendiğini ve bu güncellemenin ek ücrete tabi olup olmadığını netleştirin.
3. Zorunlu Entegrasyonların Tamamı
MEDULA, e-Nabız, e-Reçete, e-Rapor, e-Fatura, e-Arşiv ve renkli reçete... Bu listenin hangi maddelerinin standart pakette, hangilerinin ek modül olarak fiyatlandığını yazılı olarak alın. Aynı soruyu satın alma, PDKS, kalite ve evrak kayıt modülleri için de sorun.
4. Laboratuvar ve Görüntüleme Cihazı Uyumu
Mevcut biyokimya, hemogram ve idrar cihazlarınızın marka-model listesini çıkarın; radyoloji tarafında MR, BT, USG ve mamografi cihazlarınızın DICOM uyumluluk beyanını (conformance statement) isteyin. Cihaz entegrasyonu sonradan yapılacak bir iş değil, seçim kriteridir.
5. Veri Göçü Planı
Mevcut sistemdeki hasta kartları, geçmiş muayeneler, tahlil sonuçları ve cari bakiyeler nasıl aktarılacak? Göçün kapsamı, süresi, kimin sorumluluğunda olduğu ve ücretlendirmesi sözleşmede yer almalıdır.
6. KVKK ve Veri Güvenliği Uyumu
Sağlık verisi, KVKK'nın özel nitelikli kişisel veri kategorisindedir. Yetki matrisi, erişim logları, veri maskeleme ve yedekleme politikası konularında sistemin ne sunduğunu inceleyin. Ayrıntılar için KVKK uyum rehberimize bakabilirsiniz.
7. Yedekleme ve İş Sürekliliği
Sistem kaç dakika kesintiye dayanabilir? Yedekler nerede tutuluyor, geri dönüş testi ne sıklıkla yapılıyor? Bulut kullanılıyorsa veri merkezinin Türkiye'de olup olmadığı hem mevzuat hem gecikme açısından önemlidir.
8. Kullanıcı Arayüzünün Hızı
Bir poliklinik hekimi günde yüzlerce kez aynı ekranı açar. Muayene kaydının kaç tıklamada tamamlandığını demo sırasında bizzat sayın. Klavye kısayolları, hızlı tanı seçimi ve şablon desteği günlük hız farkının kaynağıdır.
9. Raporlama ve Yönetim Paneli
Branş bazlı gelir, hekim performansı, yatak devir hızı, ortalama kalış süresi, iptal edilen randevu oranı gibi göstergeler hazır rapor olarak geliyor mu; yoksa her talep ek geliştirme mi gerektiriyor?
10. Destek Modeli ve Yanıt Süreleri
Destek saatleri, kritik arıza için taahhüt edilen müdahale süresi (SLA), uzak bağlantı yöntemi ve yerinde destek koşulları sözleşmede sayısal olarak tanımlanmalıdır. "7/24 destek" ifadesi tek başına bir taahhüt değildir.
11. Toplam Sahip Olma Maliyeti
Lisans bedeli buzdağının görünen kısmıdır. Aşağıdaki kalemleri ayrı ayrı sorun:
- Yıllık bakım ve güncelleme bedeli
- Ek kullanıcı / ek şube lisans ücreti
- Sunucu, işletim sistemi ve veritabanı lisansları
- Eğitim günü ücreti ve tekrar eğitim koşulları
- Entegrasyon başına tek seferlik ücretler
- Veri göçü ve devreye alma bedeli
12. Çıkış Hakkı ve Veri Sahipliği
En sık atlanan maddedir. Sözleşme bittiğinde verilerinizi hangi formatta, ne kadar sürede ve hangi bedelle alabileceğiniz baştan yazılmalıdır. Veri sizindir; bunun sözleşmede açıkça yazması gerekir.
Karar Öncesi Kısa Kontrol Listesi
- Kendi ölçeğinizden en az iki referans kurumu ziyaret ettiniz mi?
- Demoyu satış ekibi değil, kendi hekim ve kayıt personeliniz mi kullandı?
- Entegrasyon listesi ve fiyatları yazılı mı?
- Veri göçünün kapsamı ekran bazında tanımlı mı?
- SLA süreleri sayısal mı?
- Çıkış maddesi sözleşmede var mı?
Softmed HBYS için hazırladığımız süreç analizi çalışmasında bu on iki başlığı kurumunuz özelinde birlikte değerlendiriyoruz. Ücretsiz demo talebi oluşturarak başlayabilirsiniz.
Kurumunuz İçin Ücretsiz Süreç Analizi
Bu konuyu kurumunuz özelinde birlikte değerlendirelim. Demo öncesi yaptığımız süreç analizi ücretsizdir ve size bir yükümlülük getirmez.
